CREACION DE FUNCIONES Y COMPLEMENTOS EN EXCEL

INTRODUCCIÓN. CREACION DE FUNCIONES Y COMPLEMENTOS.

Por su importancia en la Gestión, comenzaremos las publicaciones por un primer bloque de Operaciones Financieras. Para aquellos que ya hemos abordado esta materia, en el día a día y en la vida laboral, nos encontramos con el problema de cómo realizar determinados cálculos, a veces tan sencillos como calcular la cuota de un préstamo. Esto es así, porque las formulas financieras empleadas para el cálculo, por su complejidad y números de argumentos se suelen olvidar, y en segundo lugar, por que no somos capaces de identificar en Excel, herramienta necesaria para el cálculo, que funciones financieras de Excel se identifican con las formulas financieras.

Los objetivos a cumplir son:

• Facilitar el conocimiento y compresión de la materia aún no teniendo ningún conocimiento de la misma, ya que se parte desde los conceptos básicos para ir progresando y abordando conceptos más complejos secuencialmente con el orden de las publicaciones.

• Identificar las formulas financieras con su homologa en Excel o crear nuestras propias funciones financieras personalizadas, al objeto de simplificar y automatizar el cálculo.

La materia se va a abordar desde una perspectiva eminentemente práctica, y se darán los conceptos teóricos estrictamente necesarios, ya que para teoría ya tenemos numerosas publicaciones en el mercado.

Antes de introducirnos en materia, es necesario y obligatorio, saber crear funciones y complementos en Excel, ya que va a ser utilizados asiduamente. No voy a entrar en conceptos de Visual Basic, que no vienen al caso, simplemente tendréis que realizar los siguientes pasos y vereís que cualquiera sin conocimientos de programación podrá realizarlo.

Pasos para crear Funciones y Complementos

1.- Lo primero que hacemos es abrir un nuevo libro en Excel. Una vez abierto accedemos a Menu/Herramientas/Macro/Editor Visual Basic:

2.- Con esto accedemos al Editor de Visual Basic. Veremos una pantalla de Proyecto donde podemos ver nuestro Libro 2, y con el botón derecho del mouse hacemos clic en VBA Proyect (Libro 2) y accedemos a propiedades.

Nos saldrá una nueva ventana y en la pestaña General asignamos un nombre al Proyecto, por ejemplo, "Funciones_Personalizadas" (No se permite separar las palabras, por ello insertamos el signo "_") y una descripción . En la pestaña Protección marcamos "Bloquear proyecto para visualización" y asignamos una contraseña. Finalmente aceptamos.

3. El siguiente paso es seleccionar Menu/Insertar/Módulo y se nos abrirá una pantalla para la inserción del Código. Si os fijáis en nuestro Libro 2 se habrá insertado un módulo. Una vez hecho esto, insertáis el código de la función a crear. En este caso:

Con una comilla delante describo la función a crear. A continuación el procedimiento Function y el nombre que le pongamos a la función así como los argumentos de la misma entre parentesis. La siguiente línea recoge el cálculo, dice que nuestra función SUMAB= A+B y cerramos el procedimiento con End Function. Nos preocupéis, más adelante lo iremos viendo con más detalle y os daréis cuenta que siempre es igual.

'Función para calcular la suma de un número A y un número B

Function SumaAB(A, B) 'SumaAB es el nombre de la función y (A,B) los argumentos

SumaAB = A + B

End Function

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4. Una vez insertado el código, salimos del Editor, Menu/Excel/Cerrar y volver a Microsoft Excel. Ya en el libro, podemos darle las Propiedades al Libro, Título y Comentarios, en Menu/Archivo/Propiedades.

5.- Realizados estos pasos, guardamos el libro Menu/Archivo/Guardar Como. Le asignamos un titulo al libro, por ejemplo Funciones Personales. Lo guardamos donde tengáis instalada la carpeta de Microsoft Office. Dentro de esta hay una subcarpeta llamada Office y dentro de ella, otra denominada Complementos. Aquí es donde vamos a guardar el archivo como vereís en la siguiente imagen. No corrais, aún nos queda asignarle al libro el tipo de documento. Lo vamos a guardar como tipo Complemento de Excel (.xlam). Si vuestra versión es anterior a 2.004, entonces la versión Complemento .xla. Lo vereís en la siguiente imagen.

6. Bueno ya tenemos nuestro documento complemento creado y guardado. El sentido de todo esto, es que si creáis la función y no la guardáis como complemento sólo se podrá utilizar en el Libro 2. Para utilizarla en cualquier libro de Excel, tenemos que guardarla como complemento. Ahora vamos a instalar el complemento.
De nuevo accedo a Excel. Una vez abierto, seleccionamos Menu/Herramientas/Complementos. Se nos abrirá una ventana donde aparece nuestro complemento si lo guardamos en la dirección correcta. En caso de no aparecer, no hay problema, dar clic a examinar y buscarlo donde lo guardasteis. Marcamos el complemento y aceptamos. Y ya está, con esto hemos acabado.


Podeis probar la función. Insertar en la celda A1 y A2 un número. En A3 insertamos la función SUMAAB(A1;A2). Al empezar a escribir, SUM... os aparecerá vuestra función:

A partir de ahora, cada vez que queráis crear una nueva función personalizada, accedéis al Editor Visual Basic, seleccionáis en vuestro Libro Funciones Personalizadas el Módulo, para posteriormente hacer clic en Menú/Ver/Código para que se abra la ventana de código. Insertáis el nuevo código a continuación del anterior y no olvidaros de guardar antes de salir y volver a Excel.




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